Das Intranet kommt zu den Menschen: Warum SharePoint erst im digitalen Arbeitsplatz seine Stärke entfaltet

Montagmorgen. Eine Kollegin öffnet Outlook, springt in einen Teams-Chat, prüft im Ticketsystem den Stand einer Anfrage, trägt im HR-Portal ihren Urlaub ein und lädt ein Dokument aus einer Bibliothek herunter. Und das Intranet? Das liegt in einem Browser-Tab, den sie heute noch nicht geöffnet hat. Dass dort seit Freitag eine wichtige Mitteilung zur neuen Reiserichtlinie steht, erfährt sie erst in der Mittagspause, beiläufig von einem Kollegen.

Am Inhalt lag es nicht. Die Mitteilung war gut geschrieben, aktuell und prominent platziert. Sie stand nur an einem Ort, den im Arbeitsalltag niemand ansteuert, solange er nicht muss. Ein Intranet, das als eigenständiges Ziel gedacht ist, konkurriert mit allen anderen Anwendungen um Aufmerksamkeit. Und diesen Wettbewerb verliert es fast immer.

Das Intranet dorthin bringen, wo gearbeitet wird

SharePoint spielt seine Stärke nicht als Insel aus, sondern im Zusammenspiel mit Microsoft 365. News aus dem Intranet erscheinen automatisch in Teams, wichtige Mitteilungen lassen sich über Viva Connections direkt in den Arbeitsfluss bringen, und Inhalte werden in Outlook, Teams und auf dem Smartphone sichtbar. Für Mitarbeiter:innen heißt das: Sie müssen nicht zum Intranet gehen, das Intranet kommt zu ihnen. Aus einem weiteren Ort unter vielen wird so der rote Faden, der die übrigen Werkzeuge miteinander verbindet.

Besonders deutlich wird das bei Kolleg:innen ohne festen Schreibtisch. In Produktion, Außendienst oder Pflege ist das Smartphone oft das einzige digitale Arbeitsgerät. Ein Intranet, das dort nur eingeschränkt funktioniert, schließt diese Gruppe faktisch aus, ganz gleich, wie gut die Inhalte sind. Mobile Nutzbarkeit gehört deshalb nicht ans Ende der Anforderungsliste, sondern von Beginn an in die Planung.

Damit das gelingt, machen wir das Intranet über die Viva Connections App direkt in Microsoft Teams verfügbar. Für alle, deren zentrale Anlaufstelle im Arbeitsalltag Teams ist, liegt das Intranet damit nur einen Klick entfernt, ohne dass sie Teams verlassen und permanent zwischen Anwendungen hin- und herwechseln müssen. Entscheidend ist dabei eine durchdachte User Experience, die unterschiedliche Arbeitsweisen berücksichtigt: Wer täglich über Teams einsteigt, hat von dort direkten Zugriff auf das Intranet. Wer lieber im Browser unterwegs ist, öffnet es dort, auch mobil. Auf dem Smartphone reicht die Teams-App, um das Intranet zu öffnen und Kolleg:innen ohne Teams-Lizenz erreichen es über den Browser oder die SharePoint-App.

Hier spielt dann auch wieder eine optimale UX eine große Rolle. Diejenigen, die täglich über Teams einsteigen, haben von dort direkten Zugriff auf das Intranet. Diejenigen, die lieber im Browser unterwegs sind, öffnen das Intranet dort (auch mobil). Wenn das Intranet in Teams integriert ist, reicht die Teams-App auf dem Smartphone, um das Intranet zu öffnen. Wenn es User ohne Teams-Lizenz gibt, können sie das Intranet über den Browser oder die SharePoint-App öffnen.

Quellsysteme früh klären statt doppelt pflegen

Integration betrifft nicht nur die Frage, wo Inhalte angezeigt werden, sondern auch, woher sie kommen. In vielen Unternehmen liegen wichtige Informationen in Fachsystemen: in der HR-Software, im Ticketsystem, in ERP-Auswertungen oder in Branchenlösungen. Werden diese Daten für das Intranet von Hand übertragen oder regelmäßig kopiert, entsteht doppelter Pflegeaufwand und früher oder später auch ein Widerspruch. Die Durchwahl im Intranet stimmt nicht mehr mit der im HR-System überein, die Kennzahl auf der Startseite ist drei Wochen alt. Solche doppelten Wahrheiten kosten nicht nur Zeit, sie untergraben auch das Vertrauen in das Intranet als verlässliche Quelle.

Deshalb lohnt es sich, bereits zu Projektbeginn festzulegen, welche Quellsysteme angebunden werden sollen und welches System jeweils die führende Quelle ist. In der Datenverwaltung spricht man hier vom Prinzip der Single Source of Truth: Jede Information wird an genau einer Stelle gepflegt, alle anderen Systeme greifen darauf zu. Eine gepflegte, automatisierte Datenintegration entlastet die Redaktion, hält Informationen aktuell und sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen sich auf das verlassen können, was sie im Intranet finden.

Die Integration in den digitalen Arbeitsplatz ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht Faktoren drehen sich zum Beispiel um eine Struktur, die Mitarbeiter:innen Informationen und Wissen wirklich finden lässt, um Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird, oder um Beteiligung, die aus einem Sendekanal einen Ort des Austauschs macht. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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