IWiG – Workflow-Management in Kliniken muss nicht kompliziert sein

In vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens besteht die Annahme, dass die Einführung von Workflow-Management mit hohem Aufwand, komplexen Methoden und schwer umsetzbaren Veränderungen verbunden ist. Gerade im ohnehin stark belasteten Klinikalltag erscheint eine systematische Optimierung von Prozessen häufig als zusätzliche Herausforderung. Doch diese Einschätzung ist ein weit verbreiteter Irrtum.

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) zeigt, dass modernes Workflow-Management heute deutlich einfacher und praxisnäher umgesetzt werden kann als vielfach angenommen. Digitale Lösungen mit einem standardisierten Handlungsmuster ermöglichen eine klare, nachvollziehbare und strukturierte Vorgehensweise, die Einrichtungen Schritt für Schritt durch Veränderungsprozesse führt.

„Viele Organisationen verbinden Workflow-Management noch immer mit komplizierten Projekten, langen Konzeptphasen und erheblichem Zusatzaufwand“, erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG. „Dabei können digitale Lösungen heute genau das Gegenteil bewirken: Sie vereinfachen die Umsetzung, geben Orientierung und schaffen Transparenz.“

Statt jedes Optimierungsvorhaben neu zu entwickeln, greifen digitale Workflow-Management-Systeme auf bewährte Vorgehensweisen zurück. Dadurch lassen sich Prozesse standardisiert analysieren, Schwachstellen systematisch identifizieren und Verbesserungen gezielt umsetzen. Gleichzeitig werden Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Fortschritte für alle Beteiligten sichtbar.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Wiederverwendbarkeit vorhandener Erfahrungen. Erfolgreiche Lösungsansätze müssen nicht immer wieder neu erarbeitet, sondern können auf andere Projekte übertragen und weiterentwickelt werden. Das erhöht die Planungssicherheit, verkürzt Umsetzungszeiten und reduziert Projektrisiken.

Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird erleichtert. Klare Abläufe, dokumentiertes Wissen und transparente Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Teams schneller handlungsfähig werden und Veränderungen besser mittragen können.

„Erfolgreiches Workflow-Management muss nicht kompliziert sein“, so Greiling. „Entscheidend ist eine verständliche und praxistaugliche Vorgehensweise, die im Alltag funktioniert und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird.“

Gerade vor dem Hintergrund steigender Arbeitsbelastung, Fachkräftemangel und wachsender Anforderungen im Gesundheitswesen gewinnen einfache und wirksame Verbesserungsansätze zunehmend an Bedeutung. Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, Prozesse effizienter zu gestalten, ohne zusätzliche Belastungen zu erzeugen.

Das IWiG befähigt Kliniken Zeit zu sparen und unnötige Tätigkeiten zu vermeiden, indem es die Kompetenz sicherstellt, Prozesse effektiv und effizient zu managen.

IWiG gehört zu Deutschlands top Innovationschampions 2025 aus Forschung / Entwicklung / Wissenschaft, gemäß FOCUS-Business Bestenliste des Verlags Hubert Burda Media.

"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"