Filialtausch vor dem Weihnachtsgeschäft: Ware umlagern, ohne dass sie im System verschwindet

Drei Stellen, an denen der Bestand verloren geht

Die erste liegt beim Abgang. Die abgebende Filiale packt den Karton, schreibt einen Zettel und stellt ihn zur Abholung bereit. Gebucht wird später, wenn im Büro Zeit ist. Bis dahin zeigt das System Ware an, die bereits im Karton liegt. Wird sie in dieser Zeit einem Kunden zugesagt, ist die Enttäuschung programmiert.

Die zweite Stelle ist der Weg. Ist der Abgang gebucht, der Eingang aber noch nicht, gehört die Ware für einen oder mehrere Tage zu keinem Standort. Sie ist nicht verloren, nur unsichtbar. Für Disposition und Onlineshop macht das keinen Unterschied: Der Artikel fehlt in der Summe.

Die dritte Stelle ist die Ankunft. Die empfangende Filiale nimmt den Karton an, stellt ihn ins Lager und bestätigt die Lieferung pauschal. Ob wirklich zwölf Stück darin waren oder nur zehn, zeigt sich bei der nächsten Inventur. Dann lässt sich nicht mehr klären, in welcher Filiale die Differenz entstanden ist.

Was sich ändert, wenn jeder Schritt gescannt wird

Der Ablauf selbst bleibt gleich, aber jede der drei Stellen erhält eine Buchung im Moment des Geschehens. In der abgebenden Filiale wird die Ware beim Packen mit dem MDE oder Smartphone gescannt. Damit verlässt sie den Filialbestand und wird zu Transitbestand: unterwegs, einer Zielfiliale zugeordnet und in der Bestandsauskunft als solcher erkennbar. In der empfangenden Filiale wird beim Auspacken erneut gescannt. Stimmen Artikel und Menge, geht der Transitbestand in den Filialbestand über. Stimmen sie nicht, fällt die Abweichung am Tag der Lieferung auf und kann zwischen zwei Filialen geklärt werden, die sich beide noch an den Karton erinnern.

Für die Zentrale entsteht daraus eine einfache Übersicht: Welche Umlagerungen sind offen, und seit wann? Eine Sendung, die nach mehreren Tagen noch im Transit steht, ist ein Fall zum Nachfragen und kein Fall für die Jahresinventur.

Drei Fragen, bevor umgelagert wird

Nicht jede Umlagerung lohnt sich. Wer den Prozess sauber aufsetzt, sollte vorher festlegen, wer eine Umlagerung auslöst, die Filiale selbst oder die Zentrale. Zu klären ist außerdem, ab welcher Menge oder welchem Warenwert sich der Transport rechnet. Und es braucht eine Regel, wer bei einer Differenz zwischen Abgang und Eingang entscheidet und wie sie gebucht wird. Software beantwortet diese Fragen nicht, sie sorgt aber dafür, dass die Antworten eingehalten werden können.

Ein Baustein einer größeren Plattform

Die COSYS Retail Management Software ist eine modulare Plattform für operative Prozesse entlang der Handelskette, vom Zentrallager über Wareneingang und Bestand bis zu Filiale, Retoure und Zentrale. Umlagerung beziehungsweise Filialtausch mit Transit zwischen Standorten gehört zu den dokumentierten Modulen, ebenso Artikelauskunft und Bestandsabfrage, Wareneingang, Bestandskorrektur, Retouren und Inventur. Die Prozesse laufen in einer mobilen App auf MDE und Smartphones und werden zentral im COSYS WebDesk verwaltet.

Das ERP oder Warenwirtschaftssystem bleibt das führende System. COSYS wird über passende Schnittstellen angebunden, deren Umfang vom jeweiligen System abhängt. Ob Mitarbeitende am Regal auch Bestände anderer Filialen sehen, hängt von der Konfiguration und den bereitgestellten Daten ab. Betrieben wird die Lösung in der Cloud oder On-Premise. Händler können mit der Umlagerung beginnen und weitere Module ergänzen, wenn der Bedarf wächst.

Sie möchten Bestände zwischen Ihren Filialen ausgleichen, ohne den Überblick zu verlieren? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Retail Management Software, Umlagerung, Bestandsabfrage und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.