Erst klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Aufgaben, dann Automatisierung: Warum Task Management im Einzelhandel den Anfang macht

Warum Automatisierung ohne klare Verantwortlichkeiten im Retail scheitert

Lagardère hat erst vor rund zwei Jahren ein eigenes Opening-Team aufgebaut. Als das Unternehmen die Koordination seiner Eröffnungen digitalisierte, ging es deshalb zunächst nicht um möglichst viel Automatisierung, sondern um Struktur: klare Verantwortlichkeiten, definierte Prozesse und nachvollziehbare Aufgaben. Auf der NRF Retail’s Big Show Europe 2026 wurde dieser Ansatz als „cleaning up the room before scaling it“ beschrieben.

Die Logik ist einfach: Wer einen unklaren Prozess automatisiert, beschleunigt vor allem das Durcheinander. Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt, Rückfragen laufen über Telefon, E-Mail und Messenger. Die Zentrale erfährt oft erst im Nachhinein, dass etwas liegen geblieben ist, und das kostet Arbeitszeit, die in Filialen mit dünner Personaldecke ohnehin fehlt.

Welche Filialaufgaben im Einzelhandel von Task Management profitieren

Was Lagardère bei Store-Eröffnungen erlebt hat, kennen viele Händler aus dem Filialalltag. Auch hier greifen zahlreiche Beteiligte ineinander: Die Zentrale plant Preisänderungen und Aktionen, die Disposition steuert die Nachbestückung, und die Teams vor Ort setzen alles neben dem laufenden Kundengeschäft um. Ob Aktionsaufbau, MHD-Kontrolle, Inventur oder Produktrückruf, die entscheidende Frage ist immer dieselbe: Wer erledigt welche Aufgabe bis wann, und wie erfährt die Zentrale, dass sie abgeschlossen ist?

Die Folgen sind konkret. Stimmen Regal- und Kassenpreis nach dem Aktionswechsel nicht überein, gibt es Ärger an der Kasse und Margenverluste. Übersehene Artikel bei der MHD-Kontrolle landen in der Abschrift, und ein verspäteter Aktionsaufbau verschenkt Umsatz aus der Werbewoche. Bei einem Rückruf muss zudem nachweisbar sein, dass die betroffene Ware tatsächlich aus dem Regal genommen wurde. Für jede dieser Aufgaben sollte daher feststehen:

• wer verantwortlich ist und wer bei Abwesenheit übernimmt,
• bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss,
• wie die Erledigung dokumentiert wird, etwa per Scan oder Foto.

Wie Task Management Software die Grundlage für Automatisierung und KI schafft

Eine Task Management Software für den Einzelhandel sollte deshalb nicht isoliert arbeiten. Sind Prozesse und Verantwortlichkeiten klar definiert, können vorhandene ERP-, Bestands- oder Prozessdaten als Grundlage für gezielte Filialaufgaben dienen. Das kann etwa die Bestätigung einer Preisänderung, eine MHD-Kontrolle oder die Prüfung eines Rückrufartikels sein.

COSYS Task Management ist Teil der modularen COSYS Retail Management Software. Task Management lässt sich mit Prozessen wie Wareneingang, Bestandsmanagement, MHD-Kontrolle, Inventur, Kommissionierung oder Retoure verbinden. Aufgaben können zentral erstellt und an Mitarbeitende oder Teams verteilt werden. Die Rückmeldungen schaffen wiederum Prozessdaten, die für weitere Auswertungen genutzt werden können.

ERP-Anbindung, mobile Geräte und Services

COSYS ergänzt bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme über Schnittstellen, statt diese zu ersetzen. Händler können mit einzelnen Prozessen oder Pilotfilialen beginnen und die Lösung später modular erweitern.

Für die mobile Bearbeitung bietet COSYS zusätzlich MDE-Geräte und Tablets sowie mobile Drucker an. COSYS MDM und MDE-Services unterstützen Rollout, Konfiguration, Updates und die zentrale Verwaltung der Geräteflotte.

Prozessdaten und KI-Auswertung

Mit der Prozessdatenanalyse erkennen Verantwortliche, welche Aufgaben regelmäßig verspätet erledigt werden und wo Engpässe entstehen. Die COSYS KI beantwortet Fragen dazu in natürlicher Sprache, gestützt auf die im System erfassten Unternehmensdaten. Typische Anfragen sind etwa:

• „Welche Filialen haben die Preisänderungen der letzten Aktionswoche verspätet abgeschlossen?“
• „In welchen Warengruppen gab es im vergangenen Quartal die meisten MHD-Abschriften?“
• „Welche Aufgabentypen bleiben am häufigsten offen?“

So wird Task Management nicht nur zum Werkzeug für die tägliche Aufgabenverteilung, sondern zur Datenbasis für die weitere Prozessverbesserung.

Praxistipp: Erst beobachten, dann digitalisieren

Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, etwa die MHD-Kontrolle im Molkereiregal. Dokumentieren Sie zwei Wochen lang in mehreren Filialen, wer sie tatsächlich erledigt, wann sie abgeschlossen wird und wie die Rückmeldung erfolgt. Die Unterschiede zwischen Soll und Ist zeigen, welche Verantwortlichkeiten und Abläufe zuerst geklärt werden sollten, bevor Automatisierung skaliert wird.

Sie möchten klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Rückmeldungen in Ihren Filialprozessen schaffen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Task Management, Retail Management Software, ERP-Anbindung und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

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