Digitales Bauwesen: Neue GAEB-Software für schnelle und sichere Rechnungsstellung

Es ist geschafft: Der Ausbau einer Gemeindestraße, den ein Bauunternehmen im Auftrag einer Kommune durchgeführt hat, ist fertig. Nun möchte der Auftragnehmer möglichst schnell abrechnen. Dafür verlangt der Auftraggeber eine elektronische XRechnung mit einer eingebetteten GAEB X89B Datei, die alle abrechnungsrelevanten Informationen wie Mengen, Positionen und Preise für die automatische Prüfung des Rechnungsbetrags im maschinenlesbaren XML-Format enthält.

XRechnung abgelehnt? Das muss nicht sein!

Das Problem: Der Bauunternehmer scheute bislang die Investition in eine passende Software für eine digitale Abrechnung. Er baut deshalb mit einem Online-Tool eine XRechnung, das allerdings keine GAEB X89B Datei erzeugen kann. Es kommt daher, wie es kommen muss: Der Auftraggeber lehnt die Rechnung ab, wodurch Mehraufwand und ein Liquiditätsrisiko entstehen.

„Zwar war das nur ein fiktives Beispiel. Doch zahlreiche Gespräche mit Bauunternehmern zeigen uns, dass viele Betriebe derzeit in genau diesem Dilemma stecken“, heißt es vom Support-Team des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal. „Um eine wirtschaftliche und rechtssichere Alternative zu teuren Software-Lösungen zu bieten, haben wir deshalb unsere Software GAEB-Online 2025 um eine neue Funktion erweitert.“

Was ist eine GAEB X89B?

Eine GAEB X89B ist eine sogenannte rechnungsbegründende Unterlage im GAEB-Standard. Sie enthält alle abrechnungsrelevanten Daten wie Mengen, Positionen und Preise in strukturierter, maschinenlesbarer Form. Die GAEB X89B dient als technische Grundlage für die automatisierte Prüfung von Rechnungen und wird von immer mehr öffentlichen Auftraggebern als Pflichtbestandteil einer XRechnung verlangt.

GAEB X89B Datei: Jetzt automatisch erzeugt aus einem Aufmaß in Excel

Ab sofort erhältlich ist Version neun der Erweiterung „Excel-Aufmaß XRechnung“ für GAEB-Online 2025. Das Update macht es möglich, dass die Bauleitung ihre erbrachten Leistungen wie gewohnt in das Aufmaß in Excel einträgt, woraufhin die Erweiterung automatisch eine GAEB X89B Datei erzeugt. Diese Datei wird dann anschließend automatisch und regelkonform in die XRechnung eingebettet. Der Auftraggeber kann die Rechnung somit automatisiert prüfen und sofort freigeben. „Da viele Bauunternehmen Excel für Aufmaße nutzen, passt sich die Lösung optimal in bestehende Arbeitsabläufe ein – ohne Systembruch und ohne Schulungsaufwand“, heißt es weiter aus dem Support-Team. „Das ist praxisnäher und kostengünstiger als viele etablierte Komplettsysteme.“

GAEB XML 3.3 Format sorgt für Zukunftssicherheit

Eine weitere Neuerung betrifft die Unterstützung aktueller Dateiformate: Mit der Erweiterung sind die Strukturen der Dateien GAEB X89B, GAEB X89 und GAEB X31 nun an das Format GAEB XML 3.3 angepasst. Damit können Anwender auch im Abrechnungsbereich mit dem aktuellen GAEB-Standard arbeiten, der zunehmend von öffentlichen Auftraggebern gefordert wird. Dies erleichtert digitale Übergaben und reduziert Rückfragen sowie Korrekturschleifen erheblich.

Hintergrund zu GAEB-Online 2025

GAEB-Online 2025 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mit Hilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2025 lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel oder im Format XRechnung erzeugen.