Probeinventur vor dem Stichtag: Der Testlauf, der Stammdaten, Geräte und ERP-Rückgabe prüft

Was eine Probeinventur prüft und was nicht

Ein Testlauf ist keine verkleinerte Inventur und kein Training für das Zählteam. Er prüft, ob die Daten einmal vollständig durch die Kette laufen: vom ERP in die Inventurlösung, auf das Gerät, zurück in die Auswertung und wieder ins ERP. Vier Punkte stehen im Mittelpunkt.

Erstens die Stammdaten. Werden die gescannten Artikel erkannt? In einem Testbereich mit gemischtem Sortiment zeigt sich nach wenigen Minuten, wie hoch der Anteil unbekannter Barcodes ist und bei welchen Lieferanten oder Warengruppen er sich häuft.

Zweitens die Zählbereiche. Passt die Einteilung im System zur Fläche, wie sie heute aussieht? Aktionsflächen, Außenlager und der Raum hinter der Kasse fehlen in alten Plänen besonders oft.

Drittens die Geräte. Sind genügend MDE oder Smartphones vorhanden, sind sie geladen, aktuell und mit der App eingerichtet? Funktioniert die Erfassung auch dort, wo das WLAN schwach ist, etwa im Kühlraum oder im Keller?

Viertens die Rückgabe. Lässt sich das Zählergebnis des Testbereichs so exportieren, dass das ERP es annimmt? Dieser Schritt wird am häufigsten ausgelassen und ist der wichtigste, denn hier treffen zwei Systeme aufeinander.

So läuft der Testlauf ab

Sinnvoll ist eine Filiale, die typisch ist, nicht die bestorganisierte. Dort wird ein Bereich gewählt, den zwei Personen in rund 30 Minuten vollständig zählen können und der möglichst viel abdeckt: ein Regal auf der Fläche, einige Fächer im Lager, etwas Aktionsware.

Die Inventurleitung übernimmt die Artikelstammdaten aus dem ERP, legt für den Testbereich eine Zählliste an und überträgt sie auf die Geräte. Gezählt wird unter realen Bedingungen, also mit den Geräten und der Anleitung, die auch am Stichtag gelten. Anschließend wird das Ergebnis geprüft, eine Position bewusst nachgezählt und der Datensatz an ein Testsystem oder einen Testmandanten des ERP übergeben. Ob ein solcher Testmandant zur Verfügung steht, sollte vorab mit der IT geklärt werden. Ohne ihn lässt sich zumindest das Format der Exportdatei prüfen.

Wichtig: Die Probeinventur verändert keinen Buchbestand. Sie ist ein technischer Durchlauf, keine Bestandsaufnahme im Sinne des Handelsrechts.

Aus Befunden werden Aufgaben

Am Ende steht eine kurze Liste mit Verantwortlichen und Termin. Unbekannte Artikel gehen an die Stammdatenpflege, fehlende Bereiche an die Inventurleitung, Geräteengpässe an Einkauf oder IT. Zeigt der Test, dass der eigene Gerätebestand nicht reicht, bleibt im Oktober genug Zeit, Leihgeräte für die Zähltage einzuplanen. Und wer feststellt, dass die Zählleistung im Lager deutlich unter der auf der Fläche liegt, kann die Personalplanung anpassen, bevor Dienstpläne stehen.

Mit COSYS testen, bevor es zählt

Die COSYS Inventurlösung bildet diese Kette ab. Stammdaten werden aus dem Kundensystem übernommen, Zähllisten und Inventuraufträge im COSYS WebDesk angelegt und auf MDE oder Smartphone übertragen. Gezählt wird per Scan in der Inventur App. Die native Anwendung unterstützt einen kombinierten Offline- und Online-Betrieb; was im Einzelnen offline verfügbar ist, hängt von der Konfiguration ab. Nach der Zählung erfolgt die Nacharbeit im WebDesk, die Ergebnisse gehen online oder im Batch an das ERP zurück. Wie die Anbindung konkret aussieht, richtet sich nach dem eingesetzten System.

Viele Händler zählen mit dem eigenen Team und holen sich für Software, Geräte und Support Unterstützung. Gerade in diesem Modell lohnt der Testlauf: Das Team lernt die App an echter Ware kennen, und offene Fragen zur Schnittstelle klären sich mit dem COSYS Support, solange noch niemand unter Zeitdruck steht. Wer keinen eigenen Gerätepark vorhält, ergänzt die Lösung für die Zähltage mit Mietgeräten.

Sie möchten Ihre Stichtagsinventur vorab testen? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur App, WebDesk, Mietgeräten und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.