Eingangspost richtig bearbeiten: was ist wichtig für Ihren Betrieb?

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Warum ist Eingangspost wichtig?

Eingangspost ist für alle Unternehmen beziehungsweise Organisationen im Allgemeinen wichtig, da ohne diese kein Betrieb möglich ist. Wir setzen uns dafür ein, dass die Eingangspost intern korrekt verteilt wird. Geht Post verloren, wird falsch zugestellt oder benötigt zu lange, werden dadurch wichtige Prozesse unterbrochen. Das fängt bei einer Rechnung an, die zu spät zugestellt wird oder verloren geht – was Mahngebühren verursacht. Es hört bei wertvollen Gegenständen auf wie Smartphones oder Ähnlichem auf: Wenn diese verloren gehen, ist der Schaden groß. Eingangspost kann grundsätzlich alles sein, was auf dem Postweg eingeht: Dazu gehören Pakete, Briefe, Einschreiben von Dritten und vieles mehr.

Wie kann man Eingangspost bearbeiten?

Die Eingangspost wird unterschiedlich bearbeitet. Bei Briefen unterscheidet man zum Beispiel zwischen geschäftlichen und privaten Briefen. Briefe an die Organisation können geöffnet, gescannt und per E-Mail versendet. Bei Briefen, die nicht an die Organisation gerichtet sind, muss das Briefgeheimnis gewahrt werden. In diesem Fall ist eine physische Zustellung erforderlich.

Zuerst erfolgt für alle Sendungsarten jedoch immer eine Annahme der Post. Dabei ist es wichtig, dass die angelieferte Menge der Sendungen kontrolliert und dokumentiert wird. Auf diese Weise können Fehler vermieden und Mehraufwand verhindert werden.

Nach der Annahme muss die Post dann verarbeitet werden; hierzu gehört auch das Zuordnen der Sendungen zu den Empfängern. Falls der korrekte Empfängername bereits auf dem Umschlag steht, ist dies kein Problem. Schwieriger wird es jedoch, falls dies nicht der Fall ist; in diesem Fall muss beispielsweise ein Paket geöffnet und über den Lieferschein zugeordnet werden. Nachdem die Sendungen den richtigen Empfängern zugewiesen worden sind, erfolgt in der Regel eine Sortierung unserer Eingangspost.

Abschließend erfolgt die Zustellung: Diese kann entweder durch Abholung am Schalter, Auslieferung oder Ablage in einem Postfach oder Paketstation erfolgen – je nachdem, was für den Absender bzw. Empfänger am praktikabelsten ist.

Tipps für die Bearbeitung Ihrer Eingangspost

Eine optimale Bearbeitung der Eingangspost erfordert ein digitales System zur Erfassung und Dokumentation. Mit diesem System können Sie an die Sendungsverfolgung der Kurier- und Expresspaketdienste anknüpfen und diese fortsetzen. Scannen Sie beispielsweise die Sendungsnummern, um alle Sendungen eindeutig zu identifizieren, oder vergeben Sie eine eigene Nummer, wenn auf einem Brief keine vorhanden ist. Auf diese Weise haben Sie stets den Überblick über den Stand Ihrer Post und können Fehler minimieren. Damit das System aber reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass das Personal der Poststelle richtig geschult wird.

COSYS Eingangspostbearbeitung Software

Die COSYS Eingangspostbearbeitung bietet für Sie ein Komplettpaket aus Hardware und Software, mit der Sie die gesamte Postbearbeitung digital dokumentieren können. Mit COSYS haben Sie einen Ansprechpartner für das komplette System. Mehr darüber erfahren Sie auf unserer Webseite.

Hardware für die Eingangspostbearbeitung

Mitarbeiter benötigen bei der Eingangspostbearbeitung einen smarten Begleiter, der dabei hilft, die täglichen Aufgaben in der Intralogistik zu bewerkstelligen. Der Begleiter sollte dabei wie der Lieblingskollege sein: umgangsfreundlich und hilfsbereit, wenn es darauf ankommt. Diese Beschreibung trifft perfekt auf den Zebra TC21/TC26 zu der nicht nur so umgangszahm wie ein Smartphone ist, sondern auch so hilfreich wie ein Barcodescanner. Beides zusammen ergibt das perfekte MDE Gerät, das die Bearbeitung von eingehenden Briefen und Paketen deutlich vereinfacht. Dank modernem Android und einem Fulltouch Display bietet der Zebra TC21/TC26 eine intuitive Benutzeroberfläche, die dem Anwender einen leichten Umgang mit dem Gerät ermöglicht. Die vielen praktischen Features wie etwa der 2D Imager sorgen für eine Erleichterung der Arbeit, indem immer die passende Funktion für jeden Anlass geboten wird. Insgesamt machen Sie mit dem TC21/TC26 von Zebra eine ausgezeichnete Wahl.

Über die Cosys Ident GmbH

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.

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