Optimierung dokumentbehafteter SAP-Prozesse im regulierten Umfeld

Dokumentbehaftete Geschäftsprozesse im regulierten Umfeld sind häufig fehleranfällig und zeitintensiv. Darunter fallen beispielsweise die Lenkung, Ausgabe und Konvertierung von Dokumenten und der Etikettendruck im SAP. SEAL Systems, Softwarehersteller aus Röttenbach bei Erlangen, hat sich auf Softwarelösungen spezialisiert, die direkt an SAP andocken und auf die Optimierung dieser Prozesse im regulierten Umfeld abzielen.

Dokumentbehaftete Prozesse als Herausforderung im Unternehmen

Bei Unternehmen aus dem regulierten Umfeld kommt es häufig zu Problemen mit Dokumenten im SAP-System. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Dokumente im SAP DVS nachverfolgt werden müssen, dies aber nicht automatisiert, sondern nur manuell möglich ist. Oder wenn Freigabeprozesse schiefgehen und nicht freigegebene Dokumente in der Produktion landen. Ebenso stellt das Finden der richtigen Dokumente solche Unternehmen oft vor Herausforderungen. Korrekte Dokumente und Zeichnungen im SAP DVS zu finden ist dann ein fehleranfälliger Prozess, der mit viel händischer Arbeit verbunden sein kann. Und auch die Sicherstellung der Qualität von gedruckten Etiketten zählt zu den problembehafteten Arbeitsschritten im regulierten Umfeld. Entweder ist die Nachverfolgbarkeit der Etiketten nur schwierig möglich, der Status des Etiketts ist nicht erkennbar oder aber es fehlt eine Versionierung.


Die SEAL Systems AG verfügt über fast 40 Jahre Know-how auf dem Gebiet dokumentbehafteter Geschäftsprozesse. Für das regulierte Umfeld bietet der Softwarehersteller verschiedene Lösungen aus den Bereichen Dokumentenlenkung und -konvertierung, Dokumentenausgabe für SAP sowie Etikettendruck im SAP. Diese senken signifikant die Fehlerquote, reduzieren manuellen Aufwand, sorgen für schnellere sowie reibungslosere Prozesse und sparen dadurch Zeit und Geld.

Dokumentenlenkung und -konvertierung

Hier zeichnet sich die Lösung durch das automatische Aufbringen von Freigabestempeln auf. Originale werden bei der Freigabe automatisch in ein PDF umgewandelt, so dass Stempel, beliebige Daten aus dem SAP und weitere Lenkungsinformation (wer hat gedruckt? Wann wurde gedruckt?) sehr einfach und schnell hinzugefügt werden können. Mit PDF, insbesondere der genormten PDF-Variante PDF/A, ist sichergestellt, dass das Dokument immer gleich aussieht. Damit immer die richtige Datei verwendet wird, werden die Originale für alle freigegebenen Dokumente per Filter unsichtbar gemacht. Das bedeutet, dass im Dokumentinfosatz im SAP fortan nur noch das PDF sichtbar ist.

Dokumentenausgabe für SAP

Bei der Ausgabe von Dokumenten über die Lösung von SEAL Systems wird ein zusätzliches Modul im SAP aufgerufen, welches alle verknüpf­ten Dokumente findet und diese gemeinsam mit den Fertigungspapieren ausgibt. Welche Dokumente abgesammelt werde kann dabei durch Filterkriterien individuell bestimmt und einfach geändert werden. Auch eine unterschied­liche Konfiguration pro Werk, Disponent oder Fertigungssteuerung ist möglich.

Etikettendruck im SAP

Im Etikettenerstellungstool von SEAL Systems ist das Design der Labels vollkommen frei gestaltbar. Dabei können beliebige Daten aus dem SAP verwendet. werden. Über die Datenkonfiguration von SEAL Systems werden die prozessrelevanten Daten ohne Programmierarbeiten durch einfache Customizing-Einträge ermittelt und an die Etikettensoftware weitergeleitet. Auf diese Weise können auch umfangreiche Datenzusammenhänge übersichtlich konfiguriert und dadurch komplexe Etiketten mit unterschiedlichen Inhalten erstellt werden.

In einem neuen White Paper stellt SEAL Systems die oben genannten drei Anwendungsfälle ausführlich anhand einer fiktiven Geschichte über die AllesGut Pharma AG dar. Begleiten Sie die Mitarbeiter des Pharma-Unternehmens dabei, wie sie Schritt für Schritt die Herausforderungen dokumentbehafteter Prozesse lösen. Das White Paper können Sie direkt über folgenden Link anfordern: https://www.sealsystems.de/…

Über die SEAL Systems AG

SEAL Systems ist ein international führender Anbieter von Lösungen für die Informations- und Dokumentenverteilung. Mit den Produkten von SEAL Systems wird die Erzeugung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten und technischen Unterlagen einfacher, sicherer und effizienter. SEAL Systems ist Experte in Sachen Corporate Output Management und Konvertierungslösungen sowie im Bereich Lösungen für SAP, PLM und technische Dokumentation. Gegründet wurde das Unternehmen im Jahr 1981, mittlerweile beschäftigt es weltweit rund 100 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2015 wurde ein Umsatz von 13 Millionen Euro erzielt.

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