Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der webbasierenden Einkaufsdienstleistung der
TEK-SERVICE AG Es handelt sich hierbei um die zentrale, verwaltungsweit integrierte, webbasierende Einkaufslösung, die alle Einkaufsvorgänge von Verwaltungen, Organisationen und KMU transparent steuert, bündelt und Daten konsolidiert. Das führt nicht nur zu hoher Wirtschaftlichkeit, sondern eröffnet auch seit über einem Jahrzehnt rudimentäre Möglichkeiten der Qualifizierung von Katalogen unter Aspekten der Nachhaltigkeit.

Allerdings ist auch eine stetige Zunahme von Nachhaltigkeitslabeln zu verzeichnen, was die Qualifikation von Artikeln und Sortimenten für den Einkauf erschwert. Darüber hinaus wird damit die Vergleichbarkeit für Besteller am Arbeitsplatz zur echten Herausforderung.

Monika Schmidt Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG:“ wir haben lange nach Wegen gesucht, um Massen von Artikelstammdaten automatisiert so verarbeiten zu können, dass Transparenz, Steuerung und Vergleichbarkeit, unter Berücksichtigung der Vielfalt von Nachhaltigkeitslabeln, einfach und belastbar möglich werden. In Zusammenarbeit mit den Experten der SUSTAYNR haben wir im Juni 2025 den ESG Score in unsere Einkaufslösung integriert. Dank digitaler Prozesse partizipieren seit diesem Zeitpunkt hunderte von Verwaltungen und Organisationen, Artikelbezogen von Effekten des ESG Score. Der Begriff steht für „Environment, Social und Governance“. Es handelt sich gewissermaßen um ein nominiertes Maß, um die Nachhaltigkeit von Produkten labelübergreifend zu vergleichen und zu kennzeichnen.“

Jan Bussiek, Geschäftsführer der SUSTAYNR beschreibt das so:“ Wer nachhaltig beschaffen möchte, muss sich vor der Kaufentscheidung Transparenz zur Nachhaltigkeit der unterschiedlichen Angebote verschaffen. Das wiederum bringt enorm hohen Bürokratieaufwand mit sich. Denn für jede Markterkundung müssen nicht nur zur Warengruppe passende Bewertungskriterien ausgewählt werden. Es sind gleichzeitig zu jedem Produkt entsprechende Nachhaltigkeitsdaten zu erheben. Wir vom Fachverlag SUSTAYNR haben uns dieser Aufgabe angenommen und bereits für über eine Million Standardprodukte von Büromaterialien und ITK-Produkten ESG Scores berechnet. Indem TEK-SERVICE AG nun den ESG Score in ihre Einkaufslösung integriert, können Einkaufende Produkte in den digitalen Katalogen nicht nur unter Aspekten der Nachhaltigkeit sortieren. Sie haben gleichzeitig mit wenigen Klicks Zugriff auf die voll transparenten Bewertungskriterien. In unserer Zusammenarbeit schaffen wir einen entscheidenden Beitrag zum Upgrade auf eine nachhaltige soziale Marktwirtschaft. Interessant zu wissen: Alle unsere bisherigen Auswertungen zeigen, dass die nachhaltig besseren Produkte nicht einmal teurer in der Anschaffung sind.“

Monika Schmidt von TEK-SERVICE AG abschließend: im „digitalen Zusammenspannen“ der beiden Technologien von TEK-SERVICE AG und SUSTAYNR liegt der Schlüssel zum Erfolg. Mit unserem Projekt betreten wir Neuland. Indem wir das Projekt gemeinsam vorantreiben, dürfen wir Erfahrungen sammeln, lernen und vor allem, Innovation erleben. Entscheiden ist letzten Endes jedoch die Akzeptanz unserer Kunden. Wir sind nun einmal zuversichtlich, daß der ESG Score in Sachen Nachhaltigkeit die erforderliche Wertschätzung finden wird.“

Pünktlich zum 25 jährigen Firmenjubiläum hat TEK-SERVICE AG den Relaunch ihres Eintrages auf KOINNO vorgenommen und um weitere interessante Erfolgsgeschichten erweitert:
KOINNO: TEK-SERVICE AG der Einkaufsdienstleister für Verwaltungen

KoPart steht für die Attribute „Kommunal und Partnerschaftlich“. Dabei handelt es sich um die landesweite, kommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW.
KoPart eG

Arbeitsteilig übernehmen Expertinnen und Experten der KoPart die Ausschreibungsmodalitäten und stellen die Vergabeergebnisse über das landesweite KoPart Einkaufsportal zur Verfügung. Über 100 Verwaltungen schätzen den komfortablen Abruf aus zahlreichen gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen seit Langem. Das Geschäftsmodell der KoPart erwies sich insbesondere in Krisenzeiten als robust und verlässlich. So konnte KoPart reaktionsschnell Rahmenverträge über Laptops für das Homeschooling von Schüler*innen bereitstellen, oder für die Ausrüstung von Hilfskräften in den Überschwemmungsgebieten sorgen. Trotz aller Vorteile; die Erfahrungen zeigten auch ein anderes Bild. Im Rahmen unterschiedlicher Schwellenwerte entscheiden Mitarbeitende von Verwaltungen am Arbeitsplatz über Marktplätze und Einzelbeschaffungsmaßnahmen. Das Problem war bekannt und wurde intensiv diskutiert.

Nun erweitert die KoPart ihr Angebot – neben ausgeschriebenen Rahmenverträgen können Städte und Gemeinden ihren Bedarf auch auf einem im KoPart Einkaufsportal integrierten Marktplatz decken. Der Clou: Einzelbestellungen des Spotmarkts werden erfasst, dokumentiert und stehen damit für zukünftige Leistungsbeschreibungen zur Verfügung.“Der in unser KoPart Einkaufsportal integrierte Marktplatz hilft unseren Kunden ‚Marktplatzwildwuchs‛ vorzubeugen und Bedarfe – jenseits unserer Rahmenverträge – sofort zu decken. Sämtliche Einzelbestellungen des Marktplatzes werden bei uns im Einkaufsportal dokumentiert. Kernsortimente lassen sich durch unsere Vergabeteams Schritt für Schritt entwickeln und zukünftig gebündelt ausschreiben. Das Modell hat sich bereits an anderer Stelle bewährt und ist somit belastbar und ertüchtigt.“so Dr. Ralf Togler, Geschäftsführer der Kommunal Agentur NRW

Das externe Dienstleistungsunternehmen TEK-Service AG sorgt im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs für Technologie, Service und Know-How im KoPart Einkaufsportal. „Als Dienstleister kennen wir die Herausforderungen unsere Kunden genau. Sehr oft sind die Probleme identisch, sodass wir mit bereits an anderer Stelle bewährten Lösungen helfen können. Einer für viele eben", so Monika Schmidt, Mitbegründerin und Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-Service AG.

Im  K21 Webcast vom 07.03.24 | 14.00 Uhr berichten Dr. Ralf Togler, Andreas Pokroppp von der KoPart sowie Monika Schmidt von der TEK-Service AG aus der Praxis. Hier geht´s zur Anmeldung:

► https://register.gotowebinar.com/register/6613637644804008534

Strategischer Einkauf eWarenhaus Berlin

2019 stand für das eWarenhaus Berlin die Digitalisierung der Bestellabrufe im Vordergrund. Heute ist es längst das Mittel der Wahl, um strategische Mehrwerte zu realisieren.
So ist die Kombination von Rahmenverträgen und Marktplatznutzung möglich. Ebenso lässt sich der regionale Einzelhandel in das eWarenhaus einbinden. Die landesweite Mengenerhebung für anstehende Ausschreibungen gestaltet sich einfach und entlastet alle Akteure.

Zu Beginn stand für das eWarenhaus im Land Berlin die Einbindung autorisierter Besteller aller abrufberechtigten Dienststellen, ausgeschriebener Kataloge, sowie das „Onboarding“ der zugehörigen Lieferanten im Vordergrund. Heute greifen viele Dienststellen und nahezu alle Berliner Bezirke über das eWarenhaus auf ca. 50 Kataloge zu. Möglich wurde dieses Projekt durch die Einbeziehung des externen Einkaufsdienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach. Heute präsentiert sich das eWarenhaus ausgesprochen facettenreich; strategische Mehrwerte treten zunehmend in den Vordergrund.

„Das eWarenhaus Berlin; alles aus einer Hand“

Das Landesverwaltungsamt Berlin schreibt periodisch Rahmenverträge aus. Die aus der Vergabe resultierenden Kataloge finden sich im eWarenhaus Berlin. Werden Besteller in den ausgeschriebenen Rahmenverträgen nicht fündig, können diese bis zu einer Wertgrenze von 1.000 € auf den im eWarenhaus integrierten Marktplatz „Mercateo“ von Unite zurückgreifen. Der Marktplatz ermöglicht es, aus mehreren Angeboten eine Auswahl zu treffen. Die Auftragsvergabe erfolgt im Wege eines Direktauftrages. Vergaberechtliche Anforderungen werden damit erfüllt. Die Marktplatzbestellung wird zunächst an das eWarenhaus Berlin weitergeleitet. Daten werden dort erfasst, geprüft und mit einer Festlegungsnummer (Mittelbindung im Haushalts- und Kassensystem) versehen. Danach wird der Auftrag automatisch zur Abwicklung an den Marktplatz weitergeleitet.

„Smarte Kombination aus Vergabe und Marktplatz“

Da die Bestellungen aus Direktaufträgen des Marktplatzes statistisch im eWarenhaus Berlin erfasst werden, lassen sich diese zukünftig zu elektronischen Leistungsverzeichnissen aufbereiten. Wo zuvor, auf Grund dezentraler Ressourcenverwaltung, Einzel- und Spontankäufen auf unterschiedlichsten Marktplätzen Intransparenz herrschte, können zukünftig Bündelungseffekte nach gezielter Ausschreibung und Vergabe dieser Produkte möglich werden. Das Modell findet reges Interesse; trifft es doch den Anspruch jener Verwaltungen, die gemäß DSGVO das Angebot von Marktplätzen, außerhalb der EU ablehnen. „Die Lösung hat sich bewährt, sie ist ertüchtigt und erfreut sich steigender Beliebtheit.“ so der Projektmanager Achim Florin von der Polizei Berlin. Zu dem Projekt wurde bei Kommune 21 ein Interview aufgezeichnet und kann unter dem nachfolgenden Link abgerufen werden:
https://www.gotostage.com/channel/7876e931a4c5482a8879b70781871cb8/recording/3b7d2ef1bdf64537b4480d994099a004/watch

„Regionalität; Aspekt einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie“

Spätestens seit Corona stehen Aspekte der Nachhaltigkeit und Regionalität im Focus. „im Sinne einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie haben wir uns daher für die systematische Einbindung örtlicher Buchhändler entschieden.“ so Achim Florin | Polizei Berlin. Die erforderlichen Literaturstammdaten finden sich seit März 2023 im eWarenhaus Land Berlin. Die Bestellweiterleitung erfolgt systemgetrieben an den spezifischen regionalen Buchhandel. Die landesweite Steuerung erfolgt durch die Einkaufsadministration des eWarenhauses. Vorteil: sämtliche Bestellungen werden zentral getätigt und sind im Statistikbereich dokumentiert. Sie lassen sich leicht steuern. Mindestanforderung an den Buchhandel; Internet und Mail – mehr braucht es nicht, damit alles reibungsfrei funktioniert.

„Arbeitserleichterung im Blick“

Unterschiedliche Studien prognostizieren: bis 2030 könnten dem öffentlichen Sektor mehr als eine Million Fachkräfte fehlen. Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist das Mittel der Wahl, um Aufwände für Mitarbeiter zu reduzieren. Schon alleine die Erhebung, bzw. landesweite Bündelung von Bedarfen gestaltet sich in Berlin zeitaufwändig und komplex. „Lange Vorlaufzeiten, aufwändiges Sammeln, editieren, Auswerten von Daten machten in der Vergangenheit jede Ausschreibung zur echten Herausforderung. Unser eWarenhaus avanciert erneut zu einer echten Unterstützung.“ So Achim Florin | Polizei Berlin. Seit Frühjahr 2023 befindet sich daher der erste Katalog im eWarenhaus Berlin, der temporär bestimmten Bestellern zur Bedarfserfassung zur Verfügung steht. Bedarfe werden erfasst, automatisch kumuliert und zu einem bestimmten Zeitpunkt als belastbares Leistungsverzeichnis der ausschreibenden Stelle zur Verfügung gestellt. „Die Arbeitserleichterung, bzw. Entlastung unserer Mitarbeiter haben wir bei allen strategischen Entscheidungen fest im Blick.“ so Achim Florin | Polizei Berlin abschließend.

Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand ist kein neues Thema. In Zeiten des Klimawandels gewinnt er jedoch an Bedeutung. Beim Einkauf tragen insbesondere die Kommunen eine große Verantwortung. Städte, Gemeinden und Landkreise sind für die Hälfte des Beschaffungsvolumens der öffentlichen Hand in Deutschland verantwortlich. Sie können ihre Vorbildfunktion nutzen, um nachhaltige Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen.

Digitalisierung, Transparenz und Steuerung als Lösung

Noch fehlt in vielen Verwaltungen ein klares Bekenntnis der Verwaltungsspitze zur nachhaltigen Beschaffung. Zudem ist das Vergaberecht kompliziert und Nachhaltigkeitskriterien werden in der Praxis oft nicht berücksichtigt. In den meisten Fällen ist der Angebotspreis das einzige Zuschlagskriterium. Anbieter nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen werden durch die rein preisorientierte Vergabe benachteiligt.
Das Problem: Dezentrale und analoge Beschaffungsverfahren sind intransparent, unwirtschaftlich und nicht steuerbar. Mangels Daten können keine belastbaren Statistiken erstellt werden, ein kontinuierliches Monitoring ist nicht möglich. Was im Einzelnen eingekauft wird, ist nicht flächendeckend bekannt. Damit fehlt die Datenbasis, um Produkte unter Nachhaltigkeitsaspekten zu qualifizieren. Einkaufsdaten können nicht mit Leistungsverzeichnissen verknüpft werden, die nach der Vergabe wieder in das Einkaufssystem eingespeist werden können. Knappe personelle und finanzielle Ressourcen torpedieren die zielorientierte Neuausrichtung der Verwaltungsprozesse in Richtung Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung.

Städte Mainz und Ludwigsburg machen´s vor

Die Praxiserfahrungen der Städte Mainz und Ludwigsburg zeigen: Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand ist nur durch eine digitale, zentrale und verwaltungsweit integrierte Einkaufslösung möglich. Die dabei generierten Daten sind der Schlüssel zur Qualifizierung von Artikeln, Produkten, Katalogen oder Sortimenten. Nachhaltigkeit ist somit ein qualitativer Nebeneffekt des digitalisierten Einkaufs in der Verwaltung.
Wie eine nachhaltige Beschaffung in der kommunalen Praxis umgesetzt werden kann, ist Thema der Reihe „Kommune21 im Gespräch“ am 2. März 2023. Kommune21-Chefredakteur Alexander Schaeff diskutiert darüber im Live-Webinar mit Lars Keller, Leiter Zentrale Beschaffung und Vergabe der Stadt Ludwigsburg, und Ulrich Hellenbrand, Einkaufsleiter der Stadt Mainz. Monika Schmidt vom Dienstleister TEK-Service ergänzt die Runde mit ihrem langjährigen Know-how zur digitalen Beschaffung. Hier können Sie sich kostenlos zum Live-Webinar „Kommune21 im Gespräch: Nachhaltige Beschaffung mit digitalem Einkauf“ am 02. März 2023 anmelden:

https://register.gotowebinar.com/register/3576399492547133279

Beworben hatte sich die KoPart eG zusammen mit ihrem technischen Dienstleister TEK Service AG mit dem gemeinsamen Projekt des Katalogeinkaufs unter den Schlagworten „robust und krisenbewährt“.

Das System des Katalogeinkaufs funktioniert so:

Die KoPart eG als Genossenschaft für die Kommunen in NRW schreibt EU-weit Rahmenverträge über Verwaltungsbedarfe aus – angefangen bei Bürobedarf, Drucker- und Hygienepapier bis hin zu Büro- und Schulmöbeln sowie Feuerwehrbedarf. Die Produkte mit den Preisen des obsiegenden Bieters werden im Online-Portal der TEK Service AG hinterlegt. Dort können die Beschäftigten der teilnehmenden Kommunen sofort online und barrierefrei bestellen, ohne sich selbst um eine vergaberechtskonforme Beschaffung kümmern zu müssen. Das hat die KoPart bereits für sie erledigt.

Krisenbewährt ist das System, weil die KoPart bereits bei der ersten Flüchtlingswelle 2015 kurzfristig Betten, Spinde, Matratzen, Weißware, Geschirr u.ä. ausgeschrieben hat, um den Mitgliedskommunen auch hier eine einfache Möglichkeit der Beschaffung – vergaberechtskonform und digital – zu ermöglichen. Auf diese immer noch bestehenden Kataloge, die zwischenzeitlich natürlich erneut ausgeschrieben wurden, konnten die Städte und Gemeinden auch nach der Hochwasserkatastrophe 2021 zugreifen und dort viele benötigte Gegenstände wie Pumpen, Arbeitsschutzmaterialien und Hygieneartikel finden. Natürlich hat die KoPart auch bei Beginn der Pandemie kurzfristig reagieren können: Masken & Co gab es sowieso schon im Hygiene-Katalog und für den digitalen Bedarf der Schulen konnten zeitnah Ausschreibungen für Tablets, Laptops und digitale Tafeln veröffentlicht werden.

Robust bedeutet, dass die Genossenschaft kurzfristig für ihre Mitglieder tätig werden und ihnen ein von durch KoPart eG entwickeltes Produkt vorstellen kann. Durch das medienbruchfreie System sind Ausschreibung, Einkauf und Bestellung miteinander verzahnt und so die benötigten Mengen schnell erfasst. Denn Abstimmungsprozesse hinsichtlich Standards, Mengen und Qualitäten für gebündelte Beschaffungsvorgänge wären ansonsten zu umfangreich und langwierig. Die Kommunen sparen dadurch Zeit und Geld, behalten ihre alltäglichen Bestellungen im Blick und können ihr Bestellverhalten leicht auswerten und steuern.

Der Schwerpunkt der KoPart eG liegt in der Durchführung der Vergabeverfahren für die einzelnen Kataloge und in der Kundenbetreuung – dank der Kenntnis der kommunalen Landschaft. Die TEK Service AG übernimmt die technische Umsetzung und den technischen Service: sie stellt die Online-Plattform zur Verfügung, damit Besteller aus den Verwaltungen und Lieferanten zusammenkommen, so dass die komplette Beschaffung digital abgewickelt werden kann.

Achim Florin, Vergabegrundstzstelle Polizei Berlin: Polizei Berlin erschließt Digitalisierungsverfahren für die Verwaltung. Nach Ertüchtigung spezifischer Verfahren, werden diese allen Verwaltungen/Organisationen des Landes Berlin zur Verfügung gestellt. So können seit April 2021 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei und Land Berlin digital aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen des Landesverwaltungsamtes über das eWarenhaus Berlin bestellen. Im Rahmen eines ambitionierten „Onboardingverfahrens“ wurden zwischenzeitlich über 40 Lieferanten in die Einkaufsstrategie integriert. Besonderes Highlight: bereits beim Bestellvorgang wurde die Integration der LeitwegID, sowie der Mittelbindungsnummer (Festlegungsnummer) berücksichtigt. Damit werden auf Grundlage von Workflows und Daten des e-Einkaufes Prozesse der Ausschreibung, Abrechnung und Verbuchung unterstützt. Mindestanforderung angeschlossener Verwaltungen und Organisationen: Internetzugang:
/https://kommdigitale.de/kongress/ewarenhaus-berlin-e-einkauf-fuer-polizei-und-land-berlin/

https://deutschlandkanndigital.de/digitale-erfolgsgeschichten/digitaler-einkauf-in-der-verwaltung-mit-tek-service/

KoPart ist die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW.
KoPart bedient sich der webbasierenden Technologie und den damit verbundenen Services der TEK-SERVICE AG. Unter Pandemie-Bedingungen hat sich die Zusammenarbeit in besonderer Weise bewährt. Bereits im Frühjahr 2020 konnten Mitglieder der KoPart rechtssicher über Rahmenverträge an Masken und Hygieneartikel gelangen. Bereits ab Herbst 2020 konnten Schulen in NRW aus EU weit ausgeschriebenen Verträgen, die 80.000 mobile Endgeräte samt Zubehör und Schulungen umfassten, bestellen. Zahlreiche Städte und Gemeinden haben auf die Services der KoPart zurückgegriffen. https://kommdigitale.de/kongress/landesweiter-e-einkauf/

e-Warenhaus für Land und Polizei Berlin
Polizei Berlin erschließt Digitalisierungsverfahren für die Verwaltung. Nach Ertüchtigung spezifischer Verfahren, werden diese allen Verwaltungen/Organisationen des Landes Berlin zur Verfügung gestellt. So können seit April 2021 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei und Land Berlin digital, aus ausgeschriebenen Rahmenverträgen des Landesverwaltungsamtes, über das eWarenhaus Berlin bestellen. Im Rahmen eines ambitionierten „Onboardingverfahrens“ wurden zwischenzeitlich über 40 Lieferanten in die Einkaufsstrategie integriert. Besonderes Highlight: bereits beim Bestellvorgang wird die Integration der LeitwegID, sowie der Mittelbindungsnummer (Festlegungsnummer) berücksichtigt. Damit werden auf Grundlage von Workflows und Daten des e-Einkaufes Prozesse der Ausschreibung, Abrechnung und Verbuchung unterstützt. Mindestanforderung angeschlossener Verwaltungen und Organisationen in Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG: Internetzugang.https://kommdigitale.de/kongress/ewarenhaus-berlin-e-einkauf-fuer-polizei-und-land-berlin/