Ein Entwicklungsingenieur teilt Konstruktionspläne mit seinem Zulieferer in Asien, eine Juristin versendet Vertragsunterlagen an Mandanten, ein Forschungsteam koordiniert Studienergebnisse mit Partnern im Ausland. Das ist Alltag in deutschen Unternehmen. Oft genug landen diese vertraulichen Dokumente aber auf ungeeigneten, sprich unsicheren Plattformen oder sogar als Anhang in unverschlüsselten E-Mails.

Diese Praxis hat sich eingebürgert, weil sie schnell und unkompliziert funktioniert. Die Werkzeuge sind vertraut, die Handhabung gestaltet sich einfach. Doch dieser Komfort hat seinen Preis. Die Bequemlichkeit dieser Dienste verführt dazu, rechtliche und sicherheitstechnische Bedenken zu ignorieren. Dabei sind die Konsequenzen gravierend: Vertrauliche Konstruktionspläne, Strategiepapiere oder Kundendaten geraten außer Kontrolle, sobald sie über diese Kanäle geteilt werden. Größtmögliche Sicherheit bieten hingegen virtuelle Datenräume, wie netfiles anhand der folgenden fünf Aspekte erläutert:

1. Modernste Sicherheitstechnologien schützen vor Cyberkriminellen und Industriespionage

Consumer-Filesharing-Dienste sind primär für private Nutzer konzipiert. Ihre Sicherheitsarchitektur genügt den Anforderungen von Unternehmen nicht. So dringen Hacker beispielsweise über kompromittierte Zugangsdaten in Accounts ein und kopieren oder verfälschen unbemerkt sensibles Material oder geschäftskritische Daten. Auch staatliche Akteure agieren in diesem Bereich. Sie spähen gezielt Geschäftsgeheimnisse aus, um sie inländischen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Es geht dabei aber nicht nur um den finanziellen Aspekt: Falls ein solcher Vorfall bekannt wird, leidet auch das Vertrauen von Partnern und Kunden, das über Jahre entstand.

Ein virtueller Datenraum hingegen verfügt über modernste Sicherheitstechnologien für Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrolle. So erfolgt die Datenübertragung zum Beispiel per SSL/TLS-Verschlüsselung, beim Speichern der Daten kommt der Verschlüsselungsalgorithmus Advanced Encryption Standard AES-256 zum Einsatz und das Passkeys sowie 2-Faktor-Authentifizierung schützen auf Wunsch beim Login.

2. Deutsche und europäische Datenräume erfüllen DSGVO-Anforderungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten sicher zu speichern – idealerweise an einem Speicherort im EU-Raum. Doch viele Datenaustausch-Plattformen speichern Daten auf US-amerikanischen oder asiatischen Servern – ein klarer DSGVO-Verstoß.

DSGVO-Verstöße kosten Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes. Regulierte Branchen bzw. Berufe wie Banken, Ärzte oder Rechtsanwälte riskieren zusätzlich ihre Betriebserlaubnis. Hinzu kommt, dass Versicherungen bei Datenschutzverstößen häufig die Schadensdeckung verweigern. Unternehmen tragen dann nicht nur die Kosten selbst, sondern riskieren auch das Vertrauen ihrer Kunden. Ein Risiko, das sich mit einem deutschen oder europäischen virtuellen Datenraum vermeiden lässt, der den strengen EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt.

3. ISO-Zertifizierungen und BSI-Testat sorgen für Sicherheit

Spezialisierte Anbieter für virtuelle Datenräume bieten sofort einsatzbereite, sichere SaaS-Lösungen für Datenaustausch und Zusammenarbeit. Unternehmen sollten allerdings darauf achten, dass die Anbieter umfassend zertifiziert sind – unter anderem nach ISO/IEC 27001 und SOC 2 – und auch über das BSI C5-Testat verfügen. Solche Datenräume erfüllen alle DSGVO-Anforderungen und genügen höchsten Sicherheitsstandards.

Zudem empfiehlt sich die Wahl eines rein deutschen Anbieters wie netfiles, der Daten ausschließlich verschlüsselt in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland speichert – und keinen ausländischen Mutterkonzern im Rücken hat. So sind vertrauliche Daten vor Einflussnahme und Zugriff durch ausländische Behörden oder Gesetze, wie beispielsweise dem US CLOUD Act, geschützt. Ein wichtiger Schritt in puncto digitaler Souveränität!

4. Audit-Trails dokumentieren jeden Zugriff

Ein Unternehmen sollte jederzeit wissen, wer auf Dateien zugegriffen oder sie verändert hat. Bei der Nutzung herkömmlicher Cloud-Dienste ist dies in der Regel nicht der Fall. Diese fehlende Nachvollziehbarkeit verhindert die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen und erschwert die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Zudem ist es so unmöglich, unberechtigte Zugriffe rechtzeitig zu erkennen.

In einem virtuellen Datenraum hingegen legen granulare Rechte fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Automatische Versionierung ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Audit-Trails dokumentieren zuverlässig jeden Zugriff.

5. Teamwork mit Komfort

Projekte mit internen wie externen Teammitgliedern lassen sich in einem Datenraum schnell einrichten, Kollegen und externe Partner per E-Mail einladen. Der Vorteil: Alle greifen auf dieselben, stets aktuellen Informationen zu – schnell, einfach und sicher.

• Upload: Per Drag-&-Drop-Funktion werden Projektunterlagen hochgeladen, egal ob einzelne Dateien oder ganze Ordnerstrukturen. Für jeden Ordner und jede Datei lässt sich definieren, wer sie lesen, bearbeiten oder herunterladen darf.
• Benachrichtigungen: Wenn eines der Teammitglieder neue Dateien hochlädt, erhält der Projektleiter auf Wunsch eine Mitteilung per E-Mail. Er kann die Datei direkt im Browser öffnen, prüfen und bei Bedarf sofort anpassen – auch unterwegs. Gleichzeitig kann eine Kollegin an derselben Datei arbeiten, beide sehen die Änderungen des anderen in Echtzeit.
• Zugriffskontrolle: Vor der Freigabe kann der Projektleiter prüfen, welche Teammitglieder die Datei bereits angesehen haben. Er sieht im Audit-Protokoll genau, wer wann aktiv war. Hat jemand das Dokument noch nicht geöffnet, erhält er direkt aus dem Datenraum eine Erinnerung. So bleibt das gesamte Team synchron, bevor das Projekt in die nächste Phase geht.
• Komfort: Alles funktioniert vertraut und intuitiv – aber mit deutlich höherem Sicherheitsniveau. Ein virtueller Datenraum verbindet komfortables Arbeiten mit sicherem Datenaustausch.

So gelingt der Wechsel zum virtuellen Datenraum

Theoretisch lässt sich eine Plattform für den sicheren Datenaustausch auch selbst aufbauen, doch das erfordert viel Aufwand. Es braucht geeignete Server und eine ausgereifte Sicherheitsarchitektur einschließlich Verschlüsselungsmechanismen, einem Berechtigungskonzept und Audit-Funktionen. Hinzu kommt der laufende Betrieb mit Updates, Patches und Sicherheitsüberprüfungen. Die dafür benötigten Ressourcen fehlen dann im Kerngeschäft.

Einfacher ist der Umstieg von populären amerikanischen Cloud-Diensten auf einen professionellen virtuellen Datenraum. Bestehende Ordnerstrukturen lassen sich schnell und bequem hochladen und sämtliche Benutzer auf einmal per Excel-Import anlegen. In der Regel können Anwender ohne Schulung und Einarbeitung sofort effizient mit einem Datenraum wie dem von netfiles arbeiten.

Fazit: Sicherer Datenaustausch ohne Kompromisse

Ein professioneller virtueller Datenraum ist speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten. Er verbindet sichere Datenspeicherung mit präziser Zugriffskontrolle und lückenloser Dokumentation aller Aktivitäten. So behalten Unternehmen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten. Mit einem virtuellen Datenraum gehen Rechtssicherheit und Datenschutz Hand in Hand – einfach, effizient und nachhaltig.

Die Ergebnisse der Umfrage stehen unter www.netfiles.com/de/ressourcen/trendstudie-datensouveraenitaet zum Download zur Verfügung.

Hohe Relevanz, aber mittelmäßige Konsequenzen

Knapp 60 Prozent (59 %) der befragten Unternehmen kennen laut Umfrage den Begriff „Datensouveränität" und können ihn klar definieren. Weitere 39 Prozent haben zumindest eine grobe Vorstellung davon.

Die Relevanz des Themas wird von zwei Dritteln der Befragten als „sehr hoch" (36 %) oder „hoch" (31 %) eingestuft. Keines der befragten Unternehmen hält Datensouveränität für irrelevant.

Dennoch attestieren 33 Prozent der Befragten dem Thema nur eine mittlere Relevanz. Patrick Reininger, Geschäftsführer der netfiles GmbH, kommentiert: „Ich finde es sehr erfreulich, dass keiner der Befragten das Thema Datensouveränität als irrelevant oder wenig relevant bezeichnet hat. Dass ihm aber 33 % nur eine mittlere Relevanz zuerkennen, erstaunt mich. Denn wer nicht die Hoheit über seine Daten hat, geht eine Menge Risiken ein – von Datenschutzverletzungen bis zu Industriespionage.“

E-Mails und US-Cloud-Dienste dominieren den Datenaustausch

Die Studie deckt auch erhebliche Sicherheitslücken in der aktuellen Praxis auf: Beim Datenaustausch mit externen Partnern setzen 63 Prozent der Unternehmen auf E-Mails mit Anhängen, 58 Prozent nutzen Cloud-Speicherlösungen wie Microsoft OneDrive, Dropbox oder Google Drive. Virtuelle Datenräume als hochsichere Alternative werden nur von sechs Prozent der Unternehmen genutzt.

Patrick Reininger erklärt dazu: „Dass sensible Daten per E-Mail versendet werden, ist unter Sicherheits- und Datenschutzaspekten sehr bedenklich – es überrascht mich aber nicht. Unternehmen wie Mitarbeiter haben sich über die Jahre einfach an das Kommunikations-Tool E-Mail gewöhnt. Vielen scheint nicht bewusst zu sein, dass die so übermittelten Daten potenziell von Dritten abgefangen, manipuliert oder gestohlen werden können. Dabei müsste diese Risiken niemand eingehen, schließlich gibt es eine hochsichere und ganz einfach einzusetzende Alternative: einen Datenraum."

60 Prozent nutzen US-Anbieter – Microsoft dominiert

Besonders brisant: Nur ein Drittel der Unternehmen (33 %) nutzt keine US-Anbieter für den Austausch vertraulicher Daten. 60 Prozent setzen dagegen auf amerikanische Cloud-Dienste.

Dabei dominiert ganz klar Microsoft mit seinen Lösungen Microsoft 365, OneDrive, SharePoint oder Teams (99 %). Dropbox (12 %) und Google (10 %) folgen mit deutlichem Abstand.

Die Dominanz amerikanischer Anbieter erklärt Patrick Reininger ebenfalls mit Gewohnheit und mangelndem Problembewusstsein: „Ähnlich wie bei E-Mails spielen sicher die Gewohnheit und die Bequemlichkeit eine Rolle. In vielen Unternehmen sind Produkte von Microsoft oder Google sowieso schon im Einsatz, dann nutzt man sie eben auch, um vertrauliche Daten auszutauschen. Hinzu kommt meines Erachtens, dass vielen Unternehmen gar nicht klar ist oder war, dass US-Anbieter wie Microsoft auf Anordnung der US-Regierung Kundendaten herausgeben müssen – selbst wenn diese auf Servern in Deutschland gespeichert sind. Hiergegen ist nur geschützt, wer einen Anbieter mit Hauptfirmensitz (und ohne US-amerikanische Muttergesellschaft) in Deutsch-land oder der EU wählt."

Nur fünf Prozent planen konkreten Wechsel

Trotz der intensiven Diskussion um Datensouveränität scheinen die befragten Unternehmen noch wenig Handlungsdruck zu verspüren: 41 Prozent sehen derzeit keinen Bedarf, zu einem deutschen oder europäischen Anbieter zu wechseln. Weitere 25 Prozent ziehen einen Wechsel lediglich in Erwägung. Immerhin 29 Prozent sehen sich bereits nach deutschen oder europäischen Alternativen um, doch nur fünf Prozent haben einen konkreten Wechsel geplant. Gewechselt hat noch kein einziges der befragten Unternehmen.

Bei der Kenntnis von Alternativen ergibt sich ein gemischtes Bild: Nur zehn Prozent der Umfrageteilnehmer kennen viele deutsche oder europäische Alternativen, 64 Prozent kennen zumindest einige, 15 Prozent der Befragten sind allerdings keine Alternativen bekannt.  

Entscheidungskriterien und Wunsch-Funktionen für Datenaustausch-Lösungen

Bei den Funktionen, über die eine Datenaustausch-Lösung verfügen sollte, steht Rechteverwaltung und Zugriffskontrolle mit 81 Prozent an erster Stelle, gefolgt von mobiler Zugänglichkeit (71 %) und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung (55 %). Collaboration-Funktionen bewerten 34 Prozent der Befragten als sehr wichtig oder unverzichtbar, weitere 43 Prozent sehen darin einen deutlichen Mehrwert.

Die wichtigsten Entscheidungskriterien bei der Auswahl einer Datenaustausch-Lösung sind Compliance-Anforderungen (51 %), interne IT-Anforderungen (40 %) und eine Kombination mehrerer Faktoren (39 %).

Fazit: Bewusstsein vorhanden, Handeln erforderlich

Patrick Reininger resümiert: „Positiv überrascht hat mich, dass immerhin ein Drittel der Befragten angegeben hat, keine Lösungen amerikanischer Anbieter zum Austausch vertraulicher Unternehmensdaten zu nutzen. Bedauerlich finde ich, dass zu diesem Zweck noch immer so viele Unternehmen auf E-Mails mit Anhängen setzen. Aber ich bin Optimist und gehe davon aus, dass sich in den nächsten Monaten und Jahren immer mehr Unternehmen für sichere und datensouveräne Lösungen – wie zum Beispiel Datenräume deutscher Anbieter – entscheiden werden."

Die vollständigen Ergebnisse der Umfrage stehen unter www.netfiles.com/de/ressourcen/trendstudie-datensouveraenitaet zum Download zur Verfügung.

„Ich beschäftige mich beruflich schon seit vielen Jahren mit virtuellen Datenräumen und freue mich, nun einen der erfolgreichen Datenraum-Pioniere in Europa verstärken zu dürfen“, erklärt Patrick Reininger, Geschäftsführer der netfiles GmbH. „Zusammen mit meinem Team werde ich alles daransetzen, die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen und Interessenten kompetent sowie lösungsorientiert zu beraten. Interessenten und Kunden dürfen sich dabei auf zahlreiche Neuerungen und innovative Weiterentwicklungen freuen.“

„Patrick Reininger hat nicht nur Erfahrung mit strategischem Marketing und skalierbarem Vertrieb. Er bringt auch tiefes Technologieverständnis und echte Kundenorientierung mit – und das an der Schnittstelle von M&A, Due Diligence, Compliance und sicherer Digitalisierung“, sagt Thomas Krempl, Gründer und Geschäftsführer der netfiles GmbH. „Mit dieser Expertise wird er maßgeblich dazu beitragen, netfiles auch für die Zukunft strategisch stark aufzustellen.“

Der virtuelle Datenraum netfiles Deal Room bietet Kunden höchste Sicherheit und Komfort bei der Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen sowie Unternehmens- und Immobilientransaktionen. netfiles Deal Room ist in wenigen Minuten eingerichtet und besonders einfach zu bedienen.

Drei Produktvarianten für unterschiedliche Deal-Größen

• Deal Room Essential: 500 MB Speicherplatz und Standard-Support
• Deal Room Professional: 5 GB Speicherplatz, Q&A-Modul (Frage- und Antwortprozess) sowie Einrichtungs- und Anwendungssupport per E-Mail und Telefon
• Deal Room Premium: unbegrenzter Speicherplatz, Q&A-Modul (Frage- und Antwortprozess) sowie Einrichtungs- und Anwendungssupport per E-Mail und Telefon

Weitere Informationen finden Interessenten auf der netfiles Website.

„Unser neues Preismodell bietet zwei klare Vorteile: Interessenten, die einen Datenraum für kleinere Transaktionen benötigen, profitieren von einem sehr attraktiven, günstigen Einstiegspreis“, erklärt Thomas Krempl, Geschäftsführer der netfiles GmbH. „Und dank der unbegrenzten Nutzerzahl müssen sich Kunden keine Gedanken mehr über die Anzahl der Projektbeteiligten machen. Denn gerade dies ist zu Beginn einer Transaktion oft noch nicht absehbar.“

Qualität und Sicherheit made in Germany

Mit modernsten Technologien für Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrolle gewährleistet netfiles, dass sämtliche Daten vor unbefugtem Zugriff sicher sind. Vor Datenverlust schützen zudem eine redundante Datenhaltung, Backups sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Im Unterschied zu US-basierten Anbietern setzt netfiles auf vollständige Datenhoheit: Hosting, Entwicklung und Unternehmenssitz befinden sich in Deutschland. Daten werden ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren gespeichert und mit AES-256 sowohl übertragen als auch aufbewahrt. Das sorgt nicht nur für hohe Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität, sondern schützt Transaktionen auch vor potenziellen Zugriffen durch ausländische Behörden oder Rechtsrahmen wie den US CLOUD Act.

Ab sofort verfügbar

Das neue Pricing ist ab sofort verfügbar. Interessenten können netfiles Deal Room kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang testen.

Noch vor dem Upload in netfiles Data Vault werden dabei sämtliche Dateien automatisch verschlüsselt und erst auf dem Gerät des Empfängers wieder entschlüsselt. So können unbefugte Dritte weder Kenntnis über die im Tresor gespeicherten Inhalte erlangen, noch diese entschlüsseln. Dasselbe gilt für die Mitarbeiter von netfiles, weshalb man von Zero-Knowledge-Prinzip spricht.

Unternehmen behalten dadurch jederzeit die volle Kontrolle über ihre Informationen und schützen ihre digitale Souveränität. Dies ist nicht nur für Firmen von höchster Relevanz, die gesetzliche Vorgaben wie NIS-2, KRITIS oder DORA erfüllen müssen, oder für besonders kritische Bereiche wie Forschung und Entwicklung, Personal- oder Gesundheitswesen. In netfiles Data Vault kann jedes Unternehmen seine geschäftskritischen und vertraulichsten Informationen besten Gewissens speichern und mit Dritten austauschen.

netfiles Data Vault bietet die folgenden Vorteile:

• Maximale Vertraulichkeit für sensible Informationen dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zero-Knowledge-Prinzip
• Datenschutz-konforme Speicherung
• Höchster Schutz vor Industriespionage, Cyberkriminalität und Datenlecks, da Dateien nie unverschlüsselt gespeichert oder übertragen werden
• Einfache Handhabung ohne mühsame Zertifikatsverwaltung und Schlüsselmanagement
• Unternehmenssitz, Entwicklung und Hosting in Deutschland

„Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt oft als kompliziert – nicht so bei netfiles. Uns war wichtig, höchste Sicherheit mit einfacher Handhabung zu kombinieren – ein Prinzip, auf das wir bei all unseren Produkten großen Wert legen“, erklärt Thomas Krempl, Geschäftsführer der netfiles GmbH. „Nutzer müssen sich weder um die Verwaltung von Zertifikaten kümmern, noch brauchen sie technisches Vorwissen. Sie benötigen lediglich ein einzelnes Passwort für die für die Verschlüsselung.“

Ab sofort verfügbar

netfiles Data Vault ist ab sofort verfügbar. Interessenten können den virtuellen Datentresor kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang testen.

Der Login mittels Passwort gilt schon lange als eine nicht sehr sichere Methode zur Anmeldung bei Anwendungen, Webseiten oder Onlineshops. Denn die Gefahr, dass Passwörter abgegriffen oder durch Datenlecks bekannt werden, ist groß – und nimmt ständig zu: Allein Microsoft berichtete letztes Jahr von 4.000 Passwort-Angriffen pro Sekunde. 2015 waren es „nur“ 115 Attacken.

Zudem ist es für Benutzer mühsam, sich möglichst schwer zu erratende Passwörter zu überlegen – und sich diese dann auch zu merken. Daher kommen nur allzu oft einfache Passwörter zum Einsatz oder ein und dasselbe Passwort wird bei mehreren Diensten verwendet.

„Wir legen bei unseren Produkten höchsten Wert auf Sicherheit und Datenschutz, denn unsere Benutzer tauschen über netfiles meist vertrauliche, geschäftskritische oder personenbezogene Informationen aus“, erklärt Thomas Krempl, Geschäftsführer der netfiles GmbH. „Vor diesem Hintergrund ist es uns besonders wichtig, das Login-Verfahren so sicher wie möglich zu gestalten. Deshalb bieten wir nun als einer der ersten Datenraum-Anbieter Passkeys als besonders sichere und zudem einfache Login-Alternative an.“

Wie funktioniert das Passkey-Verfahren?
Passkeys basieren auf einer kryptografischen Schlüsselpaar-Technologie. Registriert sich ein Anwender bei einem Webdienst, werden zwei Schlüssel – die Passkeys – generiert: Ein privater, geheimer Schlüssel wird auf dem PC oder Mobilgerät des Nutzers, in seinem Passwort-Manager oder auf seinem FIDO2-Sicherheitsschlüssel (einem sogenannten Hardware-Token ähnlich einem USB-Stick) hinterlegt. Der Onlinedienst hingegen speichert nur den öffentlichen Schlüssel. Bei allen künftigen Logins schickt der Webdienst eine „Challenge“, also eine Aufgabe, die nur mithilfe des privaten Schlüssels korrekt beantwortet werden kann. Der Benutzer weist sich mittels Fingerabdruck, Gesichtserkennung, FIDO2-Stick oder Eingabe der Geräte-PIN aus, woraufhin im Hintergrund die korrekte Antwort an den Webdienst gesendet wird und der Anwender Zugang zu seinem Account erhält.

Der Vorteil: Da keine Passwörter über das Internet übertragen werden und der Benutzer sich auch keine Passwörter merken muss, schützen Passkeys nicht nur gegen Datendiebstahl, sondern sind auch einfacher in der Handhabung.

Ab sofort verfügbar
Benutzer können sich ab sofort bei allen netfiles Produkten mit der Passkey-Methode anmelden:

• Bei netfiles Deal Room – einem virtuellen Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen und
  Unternehmenstransaktionen,
• bei netfiles Board Room – für das Sitzungsmanagement und die Gremienkommunikation – sowie
• bei den Datenaustausch-Lösungen von netfiles.

Die netfiles Datenaustausch-Lösungen werden ab sofort in drei Varianten angeboten.

netfiles Essential – Die einfache und kostengünstige Basislösung für den sicheren Datenaustausch

netfiles Standard – Die sichere Datenaustauschlösung mit externer File-Sharing Funktion

netfiles Professional – Die umfassende Datenaustausch- und Collaboration-Lösung

Einen detaillierten Überblick der Funktionen der Datenraum Varianten erhalten Interessenten in dieser Tabelle. Neben den Datenaustausch-Lösungen bietet die netfiles GmbH netfiles Deal Room, den virtuellen Datenraum für Due Diligence Prüfungen und netfiles Board Room für das Sitzungsmanagement und die Gremienkommunikation, an.

Die netfiles Datenraum Lösungen können kostenlos und unverbindlich für 14 Tage kostenlos getestet werden.

Geteilte Annotationen in Dokumenten
Direkt im netfiles Datenraum, in der Dokumentvorschau, können Benutzer jetzt neben privaten Annotationen auch geteilte Annotationen erstellen. Geteilte Annotationen sind für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf das Dokument im Datenraum haben. Geteilte Annotationen können von allen Benutzern erstellt werden, die auf ein Dokument mindestens das Zugriffsrecht „Anzeigen“ haben.

Annotationen können beispielsweise für Kommentare oder zum Markieren wichtiger Textstellen in Dokumenten genutzt werden und so die Online-Zusammenarbeit im Datenraum effizienter gestalten.

Benutzer mit Download Rechten können Dokumente entweder mit ihren privaten oder den geteilten Annotationen herunterladen und bei Bedarf ausdrucken.

Diskussionen ermöglichen netfiles Benutzern, direkt im Datenraum zu kommunizieren. Administratoren des netfiles Datenraums können dabei über Zugriffsrechte steuern, welche Benutzergruppen einzelnen Diskussionen nur folgen oder direkt zu diesen beitragen können. Diskussionen werden wie alle Aktivitäten im netfiles Datenraum sicher dokumentiert.

Die neue Funktion eignet sich für Diskussionen innerhalb von Projektteams, für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Mandanten oder zur Protokollierung von Entscheidungen. Auch ein einfacher Q&A Prozess im Rahmen einer Due Diligence kann abgebildet werden. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und lassen sich mit Hilfe der Zugriffsrechte flexibel im netfiles Datenraum umsetzen.

Die neue Diskussionen Funktion wird in den netfiles Produkten Professional, Deal Room und Board Room angeboten.